Privacy statement

Privacy beleid/ -statement

Geldig vanaf 1 januari 2018. Laatst bijgewerkt op 19 december 2017.

 

Bij Computron hebben wij privacy hoog in het vaandel staan. Vandaar dat wij graag transparant willen zijn over hoe wij met persoonsgegevens omgaan. In ons privacy beleid is terug te lezen welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij deze gegevens gebruiken, de bewaartermijn die wij hanteren voor deze gegevens, hoe wij persoonsgegevens beveiligen en waarom wij bepaalde soorten persoonsgegevens verwerken.

 

Je kan contact met ons opnemen voor privacy-gerelateerde vragen en verzoeken. In paragraaf 10 van dit privacy beleid kan je de contactinformatie die daarvoor benodigd is terugvinden.

 

Hoewel Computron tracht de juistheid, volledigheid en actualiteit van dit document te waarborgen, verstrekt Computron expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via dit privacy beleid aangeboden informatie juist, volledig of actueel is.

 

  1. Wat zijn persoonsgegevens?

 

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

 

Voorbeeld: een rekening of IBAN-nummer is geen persoonsgegeven, totdat het rekeningnummer door anderen kan worden gekoppeld aan een natuurlijk persoon. Op dat moment wordt ook een rekeningnummer een persoonsgegeven.

 

Bedrijfsgegevens zijn geen persoonsgegevens, tenzij je een zzp-er bent of een eenmanszaak, vof of maatschap hebt. In dat geval worden deze gegevens ook gezien als persoonsgegevens.

 

  1. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
  2. Het uitvoeren van contracten en overeenkomsten

 

Voor het uitvoeren van contracten en overeenkomsten hebben slaan wij contactgegevens een aantal medewerkers van je bedrijf op. Dit doen wij zodat we kunnen communiceren over de overeenkomst die we met je bedrijf hebben. Wij gebruiken deze persoonsgegevens ook om eventuele voorstellen van onze kant aan de juiste persoon te richten. Bovendien hebben wij deze gegevens nodig om financiële opdrachten uit te voeren.

 

  1. Wettelijke verplichtingen

 

Als bedrijf hebben wij een aantal wettelijke verplichtingen. Allereerst moeten wij natuurlijk voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarom wij hier in detail uitleggen wat we doen met jouw persoonsgegevens. Ten tweede zijn wij verplicht om onze financiële administratie 7 jaar te bewaren, enige persoonsgegevens die hieraan zijn verbonden worden dus ook 7 jaar bewaard. Als je bovendien telefonieabonnementen bij ons afsluit, of via ons een Azure tenant bent, dienen wij deze gegevens 10 jaar te bewaren. Daarnaast zijn wij verplicht om aan andere fiscale wetgeving en wetgeving over personeelsgegevens te voldoen.

 

  • Marketingactiviteiten

 

Computron houdt haar klanten en relaties graag op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen rond informatietechnologie en hoe wij onze klanten kunnen helpen voorop te blijven lopen. Dit doen wij bijvoorbeeld door je een e-mail te sturen, je te bellen of in sommige gevallen met advertenties op het internet. Omdat wij ons ook realiseren dat wekelijkse berichten vaak als spam worden opgevat, proberen we je alleen te informeren wanneer dat écht relevant voor jou is. Dit doen wij bijvoorbeeld door te kijken welke diensten en producten je bij ons afneemt. Het is daarnaast mogelijk dat we je een attentie sturen op je verjaardag of op belangrijke feestdagen.

 

  1. Verbetering van onze dienstverlening

 

Computron verbetert zijn dienstverlening voortdurend en gebruikt daarbij in sommige gevallen jouw persoonsgegevens. Zo personaliseren wij onze communicatie, verbeteren wij onze beveiliging, meten wij of de manier waarop wij je benaderen effectief en nuttig is, proberen we veel voorkomende problemen te herkennen, ontwikkelen wij nieuwe diensten aan de hand van vragen en wensen van klanten en maken wij analyses van deze data t.b.v. managementinformatie.

 

  1. Van wie hebben wij persoonsgegevens?
  2. Onze klanten

 

Wij hebben de bedrijfsgegevens en persoonsgegevens van medewerkers die namens jouw bedrijf correspondentie voeren opgeslagen in onze database.

 

  1. Personen die contact met ons hebben opgenomen

 

In sommige gevallen registreren wij persoonsgegevens van niet-klanten die contact met ons opnemen. Dat kan bijvoorbeeld zijn naar aanleiding van een vraag of offerteaanvraag, deze volgen wij op met gebruik van deze persoonsgegevens. Wij houden bovendien een logboek bij van onze telefoongesprekken en e-mails, telefoonnummers kunnen in de meeste gevallen ook worden gekoppeld aan een persoon.

 

  • Personen met wie Computron contact heeft opgenomen

 

Wij houden een logboek bij van e-mails en telefoniegegevens. In sommige gevallen slaan wij persoonsgegevens van personen die wij contacteren op in onze database om een gesprek op te volgen.

 

  1. Bezoekers van onze website

 

In sommige gevallen kunnen wij doormiddel van datatracking een persoon identificeren aan zijn/haar ip-adres of andere unieke informatie die wij via onze websiteanalysetools ontvangen.

 

  1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

 

  1. Normale persoonsgegevens

Denk dan aan gegevens als je naam, adres, telefoonnummer en e-mail adres. Ook kan het ook zo zijn dat wij deze persoonsgegevens hebben over de vertegenwoordigers van je bedrijf of contactpersoon binnen je bedrijf. Bovendien leggen wij in sommige gevallen vast welke rol je hebt binnen je bedrijf. Deze gegevens gebruiken wij om contact met het bedrijf op te nemen over bijvoorbeeld overeenkomsten of verbetering van onze dienstverlening. Bedrijven spreken wij graag persoonlijk aan, vandaar.

Het kan ook zo zijn dat je een keer contact met ons hebt opgenomen over onze producten en diensten. Op dat moment word je in ons CRM systeem geregistreerd. Vaak hebben wij dan alleen een naam, telefoonnummer en e-mail adres van je.

  1. Contactgeschiedenis

 

Wij houden in sommige gevallen bij hoe vaak, wanneer en met welke reden je contact met ons opneemt. Situaties waar dit wordt bijgehouden zijn bijvoorbeeld als je contact opneemt met onze servicedesk. Je gesprek wordt op dat moment geregistreerd, als mede het serviceverzoek wat je aan ons doet. Als je onze salesafdeling belt houden wij bij met welke aanvraag je ons hebt gebeld zodat wij opvolging kunnen geven aan je vraag.

 

  • Gevoelige persoonsgegevens

 

Computron houdt zelf geen gevoelige persoonsgegevens bij zoals gezondheidsgegevens, geloofsovertuigingen, politieke of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid of etnische afkomst. Het kan echter voorkomen dat wij deze wel verwerken voor een van onze klanten, bijvoorbeeld omdat zij deze gegevens wettelijk moeten verzamelen. Computron doet verder niets met deze gevoelige persoonsgegevens, daarnaast hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

 

De wet verplicht ons daarnaast het BSN-nummer van medewerkers te registreren.

 

  1. IP-adressen

 

t.b.v. onze dienstverlening is het nodig om IP-adressen te registreren zodat wij ondersteuning kunnen verlenen op een werkplek. Wij koppelen deze IP-adressen niet geautomatiseerd aan jou als persoon, maar wij kunnen wel uit onze data afleiden aan wie een PC met een bepaald adres toebehoort, mocht je een vaste werkplek hebben.

 

  1. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

 

We bewaren deze gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken. En zo lang de wet ons verplicht om je gegevens te bewaren.

Hoe lang dat precies is, verschilt. Van een paar maanden tot vele jaren.

 

Oude klantgegevens worden verwijderd na 24 maanden. Wij bewaren echter de persoonsgegevens die wij nodig hebben voor de wettelijke fiscale bewaarplicht 7 jaar lang. Daaronder valt bijvoorbeeld ons grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie en onze loonadministratie. In sommige gevallen zijn wij verplicht persoonsgegevens 10 jaar te bewaren. Dit is bijvoorbeeld het geval op het moment dat er door ons telecommunicatiediensten worden geleverd.

 

  1. Met wie delen wij persoonsgegevens?

 

Wij delen in principe niet zomaar persoonsgegevens met andere partijen, tenzij dat nodig is ter uitvoering van een contract of overeenkomst. Voorbeelden hiervan zijn het afsluiten van (mobiele) telefonie of het gebruik van clouddiensten. Wij maken daarbij gebruik van externe dienstverleners met wie wij slechts persoonsgegevens delen die voor het beoogde doeleinde noodzakelijk zijn.

 

Andere scenario’s waarbij wij persoonsgegevens delen met anderen is in het geval van het algemeen belang (bijvoorbeeld criminele opsporing en belastingzaken), vitale belangen (levensbedreigende situaties), wettelijke verplichtingen of als de persoon in kwestie ons daarom vraagt.

 

  1. Onze beveiliging van persoonsgegevens

 

Computron heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beveiligen om verlies, onrechtmatig gebruik en onrechtmatige verwerking van je persoonsgegevens door anderen tegen te gaan, en ook om de toegang tot je persoonsgegevens door onbevoegden te voorkomen. Computron doet dat onder andere door fysieke (toegangs)beveiliging, gebruik van wachtwoorden, een wachtwoordmanagementoplossing, codering van wachtwoorden en encryptie van data afkomstig van bezoekers en Computron. Deze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig getoetst op kwetsbaarheden en worden indien nodig aangevuld of verscherpt.

 

  1. Controle over je persoonsgegevens

 

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je het recht om de persoonsgegevens die Computron van je heeft verzameld aan te laten passen of te verwijderen. Daarnaast kan je contact opnemen met privacy@computron.nl om persoonsgegevens die Computron op enige wijze van je heeft verkregen kosteloos in te zien. Je kan Computron via datzelfde emailadres te allen tijde verzoeken om je persoonsgegevens te wijzigen of te verwijderen. Onder omstandigheden kan je Computron ook verzoeken om overdracht van je persoonsgegevens. Tevens kan je ten allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden.

 

Computron heeft het recht om onrechtmatige verzoeken tot verwijdering van persoonsgegevens te weigeren. Scenario’s waarbij verwijderingsverzoeken door ons als ongegrond worden beoordeeld zijn o.a. in het geval van een overeenkomst, wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.

 

  1. Cookies en cookiewetgeving

De website van Computron, te vinden op www.computron.nl, maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die een browser op de harde schijf plaatst zodat een website aan de hand van dat cookie kan herkennen wanneer een gebruiker de site bezoekt. Deze ‘tracking’ cookies worden door Computron gebruikt om de kwaliteit of effectiviteit van onze website en diensten te meten. Dit soort cookies hebben weinig gevolgen voor je privacy, gegevens worden gepseudonimiseerd opgeslagen.

Cookies geven daarnaast de mogelijkheid om automatisch gebruikersnamen, wachtwoorden en instellingen toe te passen op websites. Op dit gebruik heeft Computron geen invloed, je bent hiervoor zelf verantwoordelijk.

  1. Wijzigingen

 

Computron behoudt zich het recht voor dit privacy beleid te wijzigen. Bovenaan het beleid staat altijd de datum waarop het beleid voor het laatst is gewijzigd. Wijzigingen kunnen bekend worden gemaakt aan relaties.

 

  1. Vragen en contactgegevens

Als je vragen hebt over ons privacy beleid, of een privacy-gerelateerd verzoek voor ons hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

 

Contactgegevens Computron                         

Computron Holding B.V.

De Horst 4

6581 TE Malden

info@computron.nl

024-358 1919

 

Contactgegevens Computron privacy

Computron Nijmegen B.V.

De Horst 4

6581TE Malden

privacy@computron.nl

 

Ben je een klant van ons? Dan kan je je persoons- en bedrijfsgegevens ook inzien en wijzigen in ons klantportaal.