14 februari 2019

Vijf verborgen mogelijkheden van Microsoft Teams

Sinds een jaar of twee heeft Microsoft een dienst die je helpt nog slimmer en effectiever samen te werken en te vergaderen: Microsoft Teams. Het feit dat al ruim 300.000 organisaties – waaronder 87 van de Fortune-100-bedrijven – gebruik maken van Teams toont wel aan hoe populair de dienst is. Maar Microsoft zou Microsoft niet zijn als er niet continu gewerkt wordt aan nieuwe functionaliteiten. In deze blog belichten we er vijf.

 

1. Teams neemt de functionaliteiten van Skype over

In een eerdere blog schreven we er al over: Teams neemt alle functionaliteiten van Skype for Business over. Dat maakt Teams een volwaardig communicatieplatform en Skype for Business overbodig. Deze laatste zal dan ook binnen afzienbare tijd verdwijnen.

 

2. Zend live webinars uit tot 10.000 personen

Met Microsoft Teams beschik je over een complete oplossing voor online vergaderingen. Je kunt zowel audio-, video- als webvergaderingen hosten voor collega’s en externe partijen. Tijdens de vergaderingen beschik je over speciale functies die je helpen bij planning en notuleren, net als het delen van je bureaublad, het uploaden van bestanden en chat. Bovendien kun je nu live een-op-een webinars uitzenden tot 10.000 personen. Bij een-op-een videovergaderingen kun je, dankzij gezichtsherkenning, ook nog eens de achtergrond vervagen.

 

3. Vergaderingen opnemen en weer afspelen

Vergaderingen kunnen ook opgenomen worden en op ieder moment weer afgespeeld, inclusief ondertiteling en doorzoekbare transcripties. Die opnames kunnen nu ook in de app worden afgespeeld. De opname gebeurt in de cloud en wordt opgeslagen in Microsoft Stream, waardoor het veilig binnen de organisatie gedeeld kan worden. Vergaderingen en groepsgesprekken kunnen worden opgenomen, voor een-op-een gesprekken is deze functie nog niet actief.

 

4. Eén team voor de hele organisatie

Om iedereen in een kleine tot middelgrote organisatie betrokken te houden bij wat er speelt in het bedrijf, is er nu de mogelijkheid een Team aan te maken waar elke medewerker onderdeel van is. Het maximale aantal leden is 2.500. Het grote voordeel: elke huidige en toekomstige medewerker (met een licentie) is automatisch lid van deze groep. Zo weet je zeker dat iedereen de informatie krijgt waarvan jij vindt dat die onmisbaar is.

 

5. Archiveren van Teams

Na het beëindigen van bijvoorbeeld een project of een schooljaar, kun je natuurlijk het Team verwijderen. Dan is echter ook alle inhoud die bij dat Team hoort weg. Beter is het om het Team te archiveren. Op die manier zie je het Team niet meer tussen de actieve Teams en kunnen er ook geen nieuwe activiteiten plaatsvinden in het Team, maar blijft wel alle bijbehorende content toegankelijk.

 

Geïnteresseerd?

Wil je meer weten over Microsoft Teams? Wij denken graag met je mee over vragen als: Waarom Teams? Wat hoort in Teams? Als het niet in Teams hoort, waar dan wel? Hoe zet ik Teams in voor mijn organisatie? Hoe zorgen we ervoor dat diverse best practices technisch juist worden ingesteld, zoals de juiste gastentoegang, apps aan- en uitzetten en het ontvangen van e-mail in Teams?