28 februari 2019

Vergroot je respons met een professionele e-mailhandtekening

Een e-mailhandtekening is voor veel organisaties één van de meest zichtbare uitingen naar relaties en klanten toe. Dat is ook niet zo gek, veel organisaties communiceren voornamelijk per e-mail. Bij Computron sturen we bijvoorbeeld gemiddeld 350 e-mails per dag, dat is bijna 15 per werknemer. De e-mailhandtekening is daarom een belangrijk communicatiemiddel, die behalve het duidelijk overbrengen van contactinformatie ook gebruikt kan worden voor andere doeleinden.

 

Wat moet er in een e-mailhandtekening staan?

Hoe reageer je zelf op e-mails? Kies je ervoor om een gedeelte niet te beantwoorden, bel je terug of kijk je liever eerst op de website van de (onbekende) persoon die je een mailtje stuurt alvorens je antwoordt? Zoveel mensen, zoveel voorkeuren er zijn om te communiceren. In je e-mailhandtekening zorg je ervoor dat de persoon naar wie je de e-mail stuurt zelf kan kiezen op welke manier hij of zij reageert. Je vergroot daarmee de kans dat er op je mail wordt gereageerd. Je e-mailhandtekening dient daarvoor tenminste de volgende gegevens te bevatten:

 

  • ▶ Je naam en achternaam;
  • ▶ je functie;
  • ▶ link naar de website van je bedrijf;
  • ▶ je telefoonnummer;
  • ▶ je e-mail (maar de ontvanger kan ook op ‘reply’ drukken).

 

Om meer vertrouwen te creëren bij de ontvanger is het daarnaast ook goed om het bedrijfsadres en social media accounts te noemen. Blijf er wel op letten dat je handtekening overzichtelijk blijft. De ontvanger moet in één oogopslag de informatie die hij of zij nodig heeft kunnen zien.

 

Waarom is een professionele e-mail handtekening belangrijk voor je organisatie?

Waarom een goede e-mailhandtekening belangrijk is , kan je zien in de volgende voorbeelden:


Een simpele handtekening hoeft niet fout te zijn als je deze persoonlijk gebruikt. Je mailt waarschijnlijk mensen die je al kent en weten wie je bent. Mail je zakelijk, dan is het toch aan te raden meer informatie in je e-mailhandtekening te zetten. Bijvoorbeeld een website, logo of adres. Het gebruik van het lettertype Comic Sans is daarnaast niet echt professioneel te noemen.

 


Een simpele handtekening met de meest essentiële informatie. Deze handtekening is een goed begin als je je mails wil ondertekenen met een standaardhandtekening. Er is in een oogopslag te zien hoe de ontvanger contact met je kan opnemen. Toch zijn er wel dingen aan te merken op deze handtekening, zo zijn er verbeterpunten op het gebied van branding (logo) en professionaliteit. Bovendien springt de handtekening niet direct in het oog, waardoor de ontvanger minder geneigd is om te antwoorden.

 


Deze handtekening gebruiken we bij Computron momenteel. In de handtekening staat direct de functie van de persoon, contactinformatie en het logo met foto, dat de handtekening persoonlijk maakt. Na het klikken op de afbeelding met de foto en logo wordt doorverwezen naar www.computron.nl. De handtekening heeft een professionele uitstraling en straalt vertrouwen uit. Afhankelijk van het doel is deze handtekening nog uit te breiden met extra informatie, zoals links naar sociale media of marketinguitingen.

 


Ongeacht de inhoud van het bericht, hoe schat jij een organisatie in met een van de bovenstaande handtekeningen? Juist. Een duidelijke, complete, goed opgemaakte handtekening straalt professionaliteit uit en verhoogt daarmee de responsratio. Bovendien versterk je met een uniforme handtekening de bedrijfsidentiteit, vergroot je de zichtbaarheid van je bedrijf en schept het vertrouwen, omdat je aandacht besteed aan de details.

 

Het automatiseren van handtekeningen

Voor de uitstraling van je bedrijf of organisatie is uniformiteit belangrijk. Als iedereen binnen de organisatie een verschillende handtekening gebruikt schaadt dat de professionele uitstraling van de organisatie. Door de handtekeningen te automatiseren verzeker je dat iedereen dezelfde huisstijl en opmaak hanteert. Daarnaast ontlast je je medewerkers en schept het extra kansen in het gebruik van de handtekening. Er kunnen namelijk centraal veranderingen worden gedaan in de handtekening, waarbij bijvoorbeeld marketinguitingen centraal kunnen worden geplaatst om een event of gebeurtenis onder de aandacht te brengen. Ook zijn veranderingen in de huisstijl direct bij iedere werknemer door te voeren. Dat bespaart een hoop tijd. Als je gebruik maakt van Office 365, Windows of Outlook is zo’n geautomatiseerde handtekening relatief eenvoudig te ontwerpen en te implementeren. De kosten vallen daarbij ook nog eens heel erg mee! Kortom, een geautomatiseerde e-mailhandtekening kan veel betekenen voor de uitstraling voor je bedrijf. Het kan kosten doen dalen en effectiviteit van e-mails verhogen.