29 maart 2018

Tips om slimmer te vergaderen

In Nederland hebben we een echte vergadercultuur. We vergaderen soms over de aankomende vergadering, dan hebben we de echte vergadering en sluiten dan ook nog weleens af met een evaluatie van de vergadering. In menig vergadering staan de laptops open en is het geluid van toetsenborden volop te horen (niet dat we notities maken, maar een half uurtje richting een lege inbox is mooi meegenomen). Zonde, want meer dan 24 uur zal een dag nooit krijgen en dus is het een verspilling van tijd als we vergaderen om te vergaderen. Hoe zorg je dat je het meeste haalt uit een meeting?

 

Tip 1: Maak een agenda… en hou je daaraan

 

Stel voor aanvang van de meeting een agenda op, inclusief tijdsplanning. Heb je meerdere onderwerpen op de agenda en hou je in de planning rekening met twintig minuten per onderwerp, houd je dan ook aan aan deze twintig minuten. Dit voorkomt uitloop en zorgt ervoor dat je niet blijft hangen bij een onderwerp. Deel de agenda ook vooraf met iedereen, zodat alle aanwezigen goed voorbereid kunnen zijn op de vergadering. Maak iemand eigenaar van de tijd en laat deze vijf minuten voor het verstrijken van de tijd een seintje geven.

 

Tip 2: Stel doelen voor je vergadering

 

Niets is vervelender dan vergaderen om het vergaderen, dus stel vooraf duidelijke doelen. Deel deze doelen met iedereen in de meeting, zodat duidelijk is waar je naartoe werkt. Komen er actiepunten uit de meeting? Maak ze SMART (simpel, meetbaar, acceptabel, relastisch en tijdsgebonden) en maak iemand eigenaar van een actie. Laat beslissingen niet afhangen van andere meetings om je doelen te bereiken. Er is niets mis met direct knopen doorhakken.

 

Tip 3: Geef iedereen een kans

 

De dialoog is belangrijk in een vergadering. Voor managers zijn vergaderingen een mooi moment om de mensen in het team te ’empoweren’ en ze het gevoel te geven dat ze iets bij kunnen dragen aan het succes. Let op dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar mening te geven en probeer ‘ja, maar…’ in te ruilen voor “ja, want…”.  In iedere groep zitten er mensen die verbaal sterk zijn in vergaderingen en mensen die meer op de achtergrond blijven. Geef ook de wat stillere mensen de kans om zich te mengen in een dialoog en om hun mening te laten horen. Het is makkelijk om als voorzitter van een vergadering jouw mening te laten horen, door te drukken en anderen niet aan het woord te laten. Voorkom vooroordelen over beslissingen en houd de vergadering open en positief.

 

Tip 4: Sluit af met de acties en vervolgstappen

 

Laat iedereen de ruimte verlaten met een duidelijk overzicht van te nemen acties. Toets bij iedereen of alle acties duidelijk zijn en of ze daadwerkelijk uit de meeting hebben gehaald waarvoor ze binnenkwamen. Bedank nieuwe mensen in de meeting voor hun aanwezigheid en vraag naar feedback over de vergadering.

 

Tip 5: Deel de notulen en bewaak voortgang

 

De voortgang bewaken is een belangrijk onderdeel van het optimaal benutten van een vergadering. Gebruik Microsoft OneNote en Teams voor het maken van notulen en zorg dat alle aanwezigen toegang krijgen tot het document. Als leider, organisator of voorzitter van een vergadering kun je veel invloed uitoefenen op slimmer vergaderen om zo het maximale uit de tijd te halen.