Slaap zonder zorgen over je IT dankzij back-ups

Je hebt het vast weleens meegemaakt: je computer crasht, het programma waar je in werkt sluit plotseling af of je internetverbinding valt weg. Datgene waar je al zo lang mee bezig was had je nog niet opgeslagen. Heb je geen back-up, dan zit je met de gebakken peren. Natuurlijk helpen verschillende programma’s je tegenwoordig al een eind op weg, maar het zal de eerste keer niet zijn dat er toch iets misgaat en je je gegevens niet terug kunt halen. Gebeurt dat over de hele breedte van je organisatie? Tel uit je winst. Of beter: je verlies.

Noodzakelijker dan je zou denken

De meeste mkb’ers en zelfstandigen maken niet regelmatig een back-up. Terwijl een goede, recente back-up je kan behoeden voor veel ellende. Door technische mankementen, een cyberaanval of waterschade kan het voor komen dat je niet meer bij de bestanden kunt die je dagelijks gebruikt. Met een back-up kun je echter in no-time weer aan de slag. Geen back-up? Dan ben je simpelweg heel veel werk – en daarmee een stuk van je tijd – kwijt. Het is dus cruciaal om een goede back-upoplossing te overwegen.

Welke varianten back-up zijn er?

Wanneer je met meerdere mensen toegang wilt hebben tot bijvoorbeeld één fysieke harde schijf voor je back-up, dan zoek je al gauw naar een handige manier om dit te doen. Een klassieke IT oplossing hiervoor is een (centrale) server waar de werkbestanden op staan. Deze server kan je uiteraard back-uppen waardoor je in ieder geval een werkende back-up strategie hanteert die goed in te richten is voor je bedrijf. Daar bovenop is software integratie van bijvoorbeeld Microsoft en andere software ontwikkelaars die back-up faciliteren ook nog steeds op consumenten- en bedrijfsniveau beschikbaar. Om nog maar niet te beginnen over online werken in de Cloud en de hele wereld die daarachter schuilt.

Welk soort back-up past bij jouw organisatie?

Er zijn verschillende manieren om een back-up te maken. Vaak bepaalt de grootte van het bedrijf welk type back-up het best past.

• Voor een start-up is de oude vertrouwde fysieke harde schijf een prima oplossing. Zorg er dan wel voor dat je de 3-2-1-back-upregel hanteert: zorg dat je minstens drie kopieën hebt van je gegevens, zorg dat je twee van die back-ups op verschillende devices bewaart en zorg dat je minimaal één van de back-ups buiten je bedrijf bewaart. Een goed alternatief is OneDrive voor Bedrijven.
• Voor een klein bedrijf raden we af een lokale server te gebruiken. Zeker als je groeiambities hebt, biedt deze oplossing te weinig flexibiliteit. Het beste is over te stappen naar een back-up in de cloud.
• Wanneer je begint te groeien tot middelgroot bedrijf raden we een volledige overstap naar de cloud aan; voor elke kantooromgeving van dit formaat essentieel om succesvol samen te werken. Daarmee staat automatisch ook je back-up in de cloud.
• Grote bedrijven zijn gebaat bij een eigen goedlopende IT-omgeving met een goed ingerichte centrale server, die eventueel is geïntegreerd met de cloud om flexibiliteit te bieden in werkomgeving.

Overstappen naar back-up in de cloud, voordelen en nadelen

De voordelen van overstappen naar een back-up in de cloud zijn efficiëntie, betrouwbaarheid, veiligheid en schaalbaarheid – je betaalt voor wat je gebruikt. Bovendien is de recoverytijd korter om dat de back-up overal waar een internetverbinding is, beschikbaar is. Een back-up in de cloud is een aantrekkelijke optie voor het MKB. Natuurlijk zijn er ook nadelen. Er zijn wat beperkingen als het gaat om de grootte van de back-up, de back-up is niet te benaderen zolang er een internetstoring is, en een cloud back-up wordt automatisch gemaakt, wat niet bijdraagt aan het bewustzijn van de medewerkers over het back-up proces.