Maak van je telefoon een scanner

Bij vergaderingen wordt steeds meer gebruik gemaakt van digitale middelen. Aantekeningen houd je bij in OneNote, deelnemers wonen de vergadering op afstand bij in Teams en waarschijnlijk maak je een foto van het notitiebord en deel je die digitaal met andere deelnemers. Maar waarom een foto zeg je? Brainstormen met een groep gebeurt toch nog vaak analoog op een whiteboard. Met Office Lens converteer je tekst op een foto direct naar een bruikbaar Word- of PowerPoint bestand. Enorm handig!

Office Lens als mobiele scanner

Microsoft Office Lens is een mobiele applicatie die van je smartphone een mobiele scanner maakt. De app werkt op zowel Android als iOS. Met de Office Lens app maak je foto’s van documenten en tekst, zoals bonnetjes, whiteboards, contracten, visitekaartjes of andere tekst die je later wil opslaan en bewerken.

Wanneer je een foto maakt met Office Lens kun je ervoor kiezen om deze automatisch in OneDrive of OneNote op te slaan en de afbeelding te converteren naar een bruikbaar pdf, Word of PowerPoint bestand. Met automatische tekstherkenning wordt de afbeelding omgezet in bewerkbare tekst.

Office Lens heeft daarmee enorm veel potentie om bruikbaar te zijn binnen je organisatie. Enkele klanten gebruiken de app al om onderweg ondertekende contracten te documenteren, contactinformatie vast te leggen en administratie onderweg te automatiseren. Bovendien vormt de app samen met Microsoft Flow een krachtige combinatie om taken voor medewerkers die vaak onderweg zijn veel eenvoudiger te maken.

Hoe gebruik je Office Lens?

Je kunt Office Lens gratis downloaden in de Google Play, App Store of Windows store. Met je Office 365-login ben je direct verbonden met je OneDrive en OneNote en kun je beginnen met foto’s opslaan.

Je kunt binnen de applicatie een modus kiezen: visitekaartje, foto, document of whiteboard. Met visitekaartje sla je automatisch contactgegevens op in je online adresboek, in de fotomodus worden afbeeldingen opgeslagen, document gebruik je om een foto te maken van een document met veel tekst en whiteboard gebruik je om notities en schetsen vast te leggen.

Maak de foto in Office Lens zo duidelijk mogelijk door deze bij te snijden en te draaien, dat kan allemaal binnen de app. Vervolgens kun je kiezen hoe je het bestand opslaat. Sla je de foto op als Word-document, dan wordt tekst automatisch omgezet. Sla je deze op als visitekaartje, dan wordt automatisch een vCard-bestand aangemaakt die je in je adresboek kan plaatsen.